Як все встигнути?

ЯК ВСЕ ВСТИГНУТИ?

Головний секрет все встигати - нікуди не поспішати, так говорять експерти і ... додають при цьому: чітко планувати. Згодом треба дружити, запевняють вони. А ви здатні на це? За визнанням учасників нашого опитування, правильний розподіл часу протягом робочого дня і планування його - основа успіху в професії.

Катерина Кукаркин, менеджер з організації процесу продажів і роботі з партнерами департаменту по роботі з державними органами ЗАТ «Айтек»

Приблизний графік робочого дня

8:45 - прихід в офіс, настрій на робочий день, включення оргтехніки.

9:00 - перевірка зустрічей і заходів в календарі Outlook, запланованих на сьогодні і завтра.

9:15 - складання завдань на день в модулі «Завдання» Outlook:

дзвінки клієнтів / вендорів - підтвердження участі у зустрічах на сьогоднішній день, повідомлення точної адреси, замовлення перепусток на машину;
організація конфернецзвонка (conference call), якщо запланірован- попередній дзвінки запрошених для підтвердження участі;
бронювання переговорної кімнати (якщо заплановані зустрічі);
перевірка наявності та справності оргтехніки в переговорній кімнаті (телефон, ЖКпанель, проектор);
прийом документів на підпис;
видача підписаних документів;
замовлення канцтоварів, візитних карток в АГВ, якщо необхідно;
організація відрядження керівника (замовлення квитків, оформлення необхідної внутрішньої документації по компанії);
розміщення нової інформації на внутрішньому сайті ДРГО (новини компанії, зміни в регламентах і ін.);
інше.

9:45 - підготовка документів на підпис (повторна перевірка правильності виконання документа (корпоративний бланк, формат), наявність віз фінансового і юридичного департаментів і служби якості, якщо необхідно, вказівку виконавця документа і окремої вкладки з коментарями по документу від менеджера) - усунення невідповідностей з виконавцями документів.

10:00 - робоча нарада з керівником (узгодження плану роботи на день - внутрішніх і зовнішніх зустрічей, отримання нових завдань).

10:30 - телефонні переговори, робота з відвідувачами.
11:00 - прийом документів на підпис від співробітників департаменту.
11:30 - завдання по організації зустрічей керівника і конференцзвонков на день.
12:30 - робота з вхідною кореспонденцією (електронна пошта) - рішення робочих питань.
13.00 - обід.
14:00 - забезпечення підписи термінових документів, надання коментарів по ним.
15:00 - виконання доручень керівника (підготовка, переклад, копіювання і візування документів, наказів і распоряженій- термінові завдання).
16:00 - планування робочого дня керівника на завтра, оновлення календаря Outlook керівника.
17:00 - робота з внутрішнім сайтом департаменту (оновлення даних).
17:45 - кінець робочого дня (перевірка списку завдань на день в Outlook, підведення ітогов- приведення в порядок робочого місця, виключення оргтехніки, догляд за кімнатними рослинами).

За визнанням Катерини Кукаркин, найбільш складний період в роботі доводиться на кінець другої половини дня, коли від керівника надходить максимальна кількість різнопланових доручень. Для ефективного управління своїм робочим часом я, незважаючи на вже накопичилася втома і бажання скоріше все зробити, обов`язково до початку виконання завдань виділяю 5-7 хвилин, щоб скласти список завдань, проставити пріоритети за ступенем їх важливості і терміновості і оцінити, чи є у мене всі необхідні дані для їх виконання. І тільки після цього приступаю до роботи. Це дозволяє економити сили і скорочує час на виконання доручень.

Наприклад, сьогодні о 16 годині, за 10 хвилин до початку конференцколла, керівник дав мені 3 важливих доручення: запросити на завтрашню зустріч ще одного учасника, підготувати чорновий варіант наказу по департаменту про внесення зміни до його структуру і відповісти на запит від вендора по електронній пошті . Завдяки тому, що я відразу ж проаналізувала завдання, з`ясувалося, що у мене відсутні контакти менеджера, участь якого необхідно на завтрашній зустрічі, і я встигла отримати його контакти від керівника до початку конференцколла. В іншому випадку мені довелося б чекати закінчення конференцколла і дзвонити менеджеру з запрошенням на зустріч вже після закінчення робочого дня, коли у всіх співробітників розплановано ранок наступного дня. У цьому випадку шанси на участь даного менеджера у зустрічі з моїм керівником були б мінімальні.

Світлана Алексєєва, особистий помічник генерального директора ГК «Зв`язковий»

Приблизний графік робочого дня.

О 9:30 - початок робочого дня-

з 9:30 до 10:00 - приведення в порядок робочого місця (і свого, і керівника), аналіз майбутніх справ.

З 10:00 до 12:00 працюю з документацією, першочергові документи передаю керівництву. Підписані розподіляю по виконавцям. Іноді необхідно підібрати додаткову інформацію до надійшли документам.

З 12:00 до 13:00 розглядаю заходи, запрошення, відбираю те, що має прямий стосунок до керівництва. далі -
телефонні переговори, робота на комп`ютері, організація нарад. Буває, трапляється обід.

Післяобідній час займають поточні доручення і справи: організація поїздок і відряджень, пошук різноманітної інформації, листування або переговори із зовнішніми організаціями з поточних питань, координація роботи водія.
Щоб часу вистачало на все, потрібно:

планувати свій час;
позбавлятися від того, що пожирає час;
вирішувати проблеми по мірі їх надходження, не відкладаючи на потім;
просити допомоги у колег (якщо розумію, що з цим вони і без мене впораються без праці);
поменше скаржитися на катастрофічну нестачу часу, побільше посміхатися і бути позитивною.

Інна Иголкина, бізнестренер, письменник

Стати організованим і ефективним людиною можна. Є ряд рекомендацій, які можуть вам у цьому допомогти. Розділіть всі, що відбувається на роботі, на дві умовні категорії: то, на що ви можете вплинути, і то, на що ви не можете вплинути. Іноді керівник може бути непередбачуваним: наприклад, призначити зустріч в офісі на 14:00, а сам в цей час розмовляти з кемлібо в ресторані на іншому кінці міста і не повідомляти про це помічникові. Навіть в такому випадку можна успішно справлятися зі своїми обов`язками, хоча це і не так легко, як у випадку якщо керівник і помічник працюють «в парі» - допомагають один одному і своєчасно діляться інформацією.

Якщо трапилася «накладка» - якомога швидше з`ясуйте всі необхідні подробиці справи (наприклад, у водія, який супроводжує керівника) і подумайте, як краще вийти з положення. У разі необхідності (щоб не перевищувати свої повноваження) узгодьте вже продуманий варіант з керівником.

Захищайте керівника від усього, що можна зробити без його безпосередньої участі. Багато співробітників прагнуть бути «ближче» до керівництва, і їх спілкування з керівником не завжди потрібно для справи або для керівника. Дуже важливо вміти відокремлювати справді важливі і термінові справи від неважливих і нетермінових. Наприклад, якщо співробітник вимагає негайно підписати документ, а потім «забуває» прийти і забрати його, значить, справа була не настільки важливим, як говорив співробітник, і наступного разу це необхідно враховувати.

По можливості виділяйте «тимчасові блоки» в розпорядку дня керівника, які будуть жорстко зафіксовані за часом, за днями тижня або місяця. Бажано, щоб термінових «раптово виниклих» справ було менше, ніж попередньо запланованих. Поступово до цього можна буде привчити весь персонал.

Спочатку більшість нововведень викликають агресію і опір, однак якщо люди оцінять перевага роботи поновому, то через 3-4 тижні вони забудуть, що колись працювали поіншому. Бажано фіксувати у вигляді регламентів, чекліст і детальних інструкцій те, що потрібно від співробітників, щоб їм було легко слідувати зразком. Інструкція з ведення діловодства не може бути викладена на 200 аркушах (це реальний приклад з практики), бажано робити її якомога коротше і наочніше (щоб навіть ті, хто погано працює на комп`ютері, могли зрозуміти, як виставити поля, розмір шрифту і
т. д.). Якщо необхідно, забезпечте тим співробітникам, у яких найчастіше виникають проблеми, навчання, і співробітники зможуть самостійно готувати листи так, щоб вам не доводилося їх кожен раз переробляти або відправляти на доопрацювання.

Створюйте шаблони листів, бланків та іншої необхідної документації та привчайте співробітників без необхідності не створювати нові тексти листів, а користуватися вже наявними формами. Зберігайте їх на корпоративному сервері, щоб все, кому це необхідно, могли ними швидко і легко скористатися.

Прагніть зробити так, щоб у вас завжди був час на спокійну роботу. Якщо вам подобається працювати в швидкому темпі - все одно уникайте авралів, т. К. В ситуації, коли вам доводиться робити більш ніж одна справа, ви все одно робите справи по одному, просто швидко переключаєтеся з однієї справи на іншу. Якщо у вас не буде «запасу міцності», то в разі коли необхідно зробити одночасно занадто багато справ, у вас виникне проблема.

Не намагайтеся зробити все самостійно - якщо необхідно, ділите справи між співробітниками. Керівник попросив за 10 хвилин запросити 30 осіб на раптово виниклу нараду? Попросіть допомоги у колег, нехай кожен обдзвонити по 10 чоловік - разом ви впораєтеся з роботою вчасно, а якщо спробуєте зробити це самостійно, можливо, не встигнете вкластися у відведений час.

Вчіться відокремлювати важливі справи від менш важливих, з огляду на при цьому терміновість кожної справи окремо від важливості. ознаки того, що завдання має високий пріоритет:

його доручив виконати керівник;
в разі виконання важливої справи результат набагато більше, ніж в разі менш важливого (як позитивний, так і можливі втрати);
справа надзвичайно термінове;
є люди, які десь чекають (т. е. втрачають час), або простоює дороге устаткування (компанія зазнає збитків);
справа є проміжною частиною якогось проекту, і без його виконання неможливе подальша робота;
є ризик, що при зволіканні ситуація може істотно погіршитися (наприклад, в разі гасіння пожежі).

Приборкайте свій перфекціонізм - прагнення зробити справу «ідеально». Іноді виконати завдання швидко набагато важливіше, ніж зробити його якісно. Перш ніж приступати до будь-якої роботи, визначте необхідні критерії якості її виконання і, як тільки вони будуть досягнуті, задумайтеся про те, чи доцільні подальші поліпшення та вдосконалення.

Дотримуючись цих простих рекомендацій, ви можете істотно поліпшити ефективність своєї роботи і допомогти оточуючим зробити те ж саме.

Гліб Архангельський, генеральний директор компанії «Організація Часу», к. Е. н.

Як навчитися робити всі справи швидко, не розтягуючи «задоволення»?

Мені допомагає простий принцип - створювати для справ тимчасові рамки. Причому не уявні, «виконаю це завдання за годину», а більш жорсткі - рамки зовнішніх зобов`язань. Наприклад, зараз я готую випуск інтернетжурнала і знаю, що до запланованого наради залишилося 40 хвилин. Є стимул міркувати і діяти швидше, не увійти на інтернет або електронну пошту.
Що стосується книг, дуже добре проблеми зволікання розібрані в класичній книзі Алана Лакейн «Мистецтво встигати» -
однією з кращих західних книг по таймменеджменту.

Юрій Шакун, директор Консалтингової Групи «ГЕРМЕС», бізнестренер

Моя рекомендація секретарям. Часто буває трохи вільніше перша половина дня (керівник призначає зустрічі, збори, наради) і якщо секретар на них не присутній, то я б рекомендував йому по можливості зробити (хоча б частково) то, що буде виконуватися в другій половині дня, деякі дзвінки, начерки планів, добірка документів, паперів. Цей метод називається методом «швейцарського сиру», ми робимо в майбутніх справах діри, подібно дірок в сирі.

Камасутра для оратора - Радислав Гандапас