Для чого потрібна і як отримати архівну довідку форми 9?
Для здійснення операцій з нерухомістю може знадобитися архівна довідка за формою 9. Про те, в яких випадках потрібна така архівна довідка і де її можна отримати, буде розказано в даній статті.
Довідка про реєстрацію за формою 9. Вчем відмінності звичайної і архівної довідки такої форми?
В яких випадках потрібна архівна довідка?
- запит конкретної особи або організації, пов`язаний із забезпеченням прав і законних інтересів громадян. Запит соціально-правового характеру
, виражає потреба в документної інформації, яка встановлює спорідненість, родинні зв`язки двох або більше осіб, історію сім`ї, роду. генеалогічний запит
про надання інформації з певної проблеми, теми, події або факту. Різновидом тематичного запиту є біографічний запит, за яким встановлюються відомості, необхідні для вивчення життя конкретної особи, уточнюються факти його біографії. Тематичний запит
Архів зобов`язаний відповідати не на всі запити, а тільки на такі, при написанні яких виконані певні правила. Запит повинен містити:
- відомості про те, хто його написав, назва організації або прізвище ім`я та по батькові громадянина,
- поштову адресу, щоб можна було відповісти на ваш запит поштою,
- тему - має бути чітко сформульовано, що саме ви хочете дізнатися
- хронологічні рамки запитуваної інформації - просити знайти всіх носіїв вашого прізвища у всіх документах архіву безглуздо, але попросити зробити це за певним регіоном і хронологічним періоду цілком допустимо.
Запит пишеться на ім`я директора архіву. Суворої форми запиту немає.
На запити, в яких ці умови не дотримані, архіви, швидше за все, просто не дадуть.
При надходженні непрофільного запиту архів направляє його за місцем зберігання запитуваних документів або дає організаціям і громадянам відповідні рекомендації.
Номенклатуру платних робіт і послуг, які виконуються архівами, встановлює Федеральна архівна служба Росії. Архів на цій основі може розробляти більш детальний перелік, який стверджує директор. Крім того, архів може самостійно визначати категорії юридичних і фізичних осіб (пенсіонери, інваліди, дитячі будинки та ін.), Для яких роботи і послуги здійснюються на пільгових умовах.
Терміни виконання запиту
За Основним правилам роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р) термін виконання запитів соціально-правового характеру за документами архіву не повинен перевищувати 30 днів з моменту реєстрації запиту. З дозволу керівництва архіву цей термін може бути при необхідності продовжений, але не більше ніж на 30 днів з обов`язковим повідомленням про це заявника. Якщо ж після закінчення встановлених строків відповідь не надійде, необхідно звернутися в орган управління архівною справою даного регіону із запитом, з якої причини не виконано спрямоване звернення.
Виконання запитів проводиться відповідно до порядку використання документів Архівного фонду Російської Федерації, встановленим Федеральним законом від 22.10.2004 No 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській федерації», Федеральним законом від 20.02.1995 No 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації ».
Якщо ваш запит визнаний непрофільним, то його пересилання за належністю в інші архіви чи організації повинна бути здійснена в 5-денний термін з моменту надходження запиту в архів, а вас повинні про це інформувати.
Куди звертатися?
По-перше, в який саме архів вам звертатися, залежить від масштабу, що цікавить вас організації: якщо вам необхідні дані про людину, яка працює (працював) в установі федерального підпорядкування, слід звертатися в федеральні архіви- республіканського, крайового, обласного підпорядкування - в державні архіви відповідного регіону-міського і районного підпорядкування - в муніципальні архіви.
Якщо вам потрібно запросити інформацію про людину, який працював на ліквідованому державному підприємстві в Москві, то потрібно звернутися до Центрального державного архіву документів з особового складу ліквідованих державних підприємств, установ, організацій Москви.
Якщо людина працювала на підприємстві муніципального підпорядкування або в недержавній організації, то пошук документів повинен починатися з архіву міста або району. З комерційними організаціями є складнощі, пов`язані з відсутністю правових механізмів витребування передачі документів на державне зберігання.
Щоб зорієнтуватися, в який саме архів звернутися, ви можете скористатися сайтом . Ще існує інтернет-путівник по архівах Росії , який дозволяє здійснювати пошук по 31 федеральному і 49 регіональних архівів і включає в себе близько 140 тис. архівних фондів, що містять соціально-політичні, історичні, військові, економічні та інші документи.
Як скласти запит?
До запиту жорсткі вимоги не встановлені, заява складається в довільній формі, але на ім`я директора архіву. Обов`язково, незалежно від виду запиту, повинні бути вказані такі дані:
Волчков Михайло Артурович 18.12.1996 прийнятий на роботу в Управління технології та ремонту збиральної техніки (з 01.11.1997 - назва Управління технології виробництва мітел) на посаду оператора теплогенеруючих установок (наказ директора від 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведений на посаду майстра 2 розряду контрольного відділу (наказ директора від 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 звільнений за власним бажанням (наказ директора від 10.11.1999 № 333-к).
Підстава:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.
Керівник управління Б.Д. Рогозіцкій
Кочкіна М.А.
00-00-00
4
При подачі запиту ви повинні пред`явити документ, що засвідчує ВШУ особистість, в даному випадку ваш паспорт.
Відео: Cекрет КОНТУРУ: 6 ФОРМ ГУБ
У якому порядку оформляється довідка форми 9?
Для того щоб отримати архівну довідку, слід звернутися в паспортний стіл за місцем знаходження будинку / квартири. При цьому знадобиться представити паспорт з відміткою про реєстрацію та свідоцтво про власність (якщо власник житлоплощі в ній не прописаний), а представнику - докази його повноважень. Зазвичай для отримання довідки досить усній прохання, проте в ряді регіонів регламентом передбачено, що звернувся повинен заповнити заяву про її видачу. Крім того, в деяких суб`єктах РФ реалізована можливість надсилання електронного запиту про видачу такої довідки.
Довідка форми 9 оформляється безкоштовно, ніяких мит платити не доведеться. Видача звичайної довідки, як правило, здійснюється відразу після звернення, на підготовку же архівної «дев`ятки» може знадобитися кілька днів. Конкретні терміни оформлення цих документів встановлюються регіональними нормативними актами. Що стосується терміну дії архівної довідки, то він законом не встановлено.
Заявнику буде відмовлено у видачі довідки про реєстрацію, якщо:
Архівна довідка - офіційний документ архіву, що має юридичну силу і містить документную інформацію про предмет запиту із зазначенням пошукових даних документів, на підставі яких вона складена. Виклад тексту в довідці дається в хронологічній послідовності подій із зазначенням видів документів і їх дат. У довідці допускається цитування документів. Найменування організації, де працював або вчився громадянин, в тексті довідки при першій згадці наводиться повністю, при повторних згадках допускається застосування офіційних скорочень. Розбіжність окремих даних документів архіву з відомостями, викладеними в запиті, не є перешкодою для включення їх в довідку за умови, якщо збіг всіх інших відомостей не викликає сумнівів у тотожності особи або фактів, про які йдеться в документах. У довідці ці дані відтворюються так, як вони викладені в документах архіву, а розбіжності, розбіжності і неточні назви, відсутність імені, по батькові, ініціалів, або наявність одного з них обумовлюються в тексті довідки у дужках (Так в документі, Так в тексті оригіналу) . Відомості про роботу, навчання в кількох організаціях, навчальних закладах включаються в одну довідку. У випадках, якщо відомості не вміщаються на одному аркуші, включаючи його зворотний бік, довідка триває на другому та наступних аркушах. В примітках по тексту архівної довідки, виписки або машинописного копії документа обумовлюються нерозбірливо написані, виправлені автором, що не піддаються прочитанню внаслідок пошкодження документа місця тексту оригіналу (Так в тексті оригіналу, В тексті нерозбірливо). У тексті архівної довідки не допускаються коментарі, власні висновки виконавця за змістом документів, на підставі яких складено довідку. В кінці довідки наводяться пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фондів, описів, справ і аркушів документів), вид науково-довідкового апарату. Можливо включення пошукових даних документа в текст довідки після викладу кожного факту або події. У довідці, призначеної для направлення за кордон, пошукові дані документів не вказуються. У разі необхідності додаткові відомості наводяться в супровідному листі архіву. Всі листи довідки повинні бути скріплені і на місці скріплення завірені печаткою архіву. Архівна довідка, призначена для використання на території Російської Федерації, підписується керівництвом архіву, виконавцем та засвідчується печаткою архіву. Архівна довідка, призначена для спрямування за кордон, підписується керівництвом архіву та засвідчується печаткою із зображенням державного герба Російської Федерації. До архівній довідці можуть додаватися копії документів або виписки з них, що підтверджують відомості, викладені в архівній довідці. Архівні довідки, що направляються в держави, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 р відповідно до якої не потрібно консульська легалізація офіційних документів, завіряються проставленням спеціального штампу апостилю. На довідках, складених архівом, апостиль проставляється керівництвом вищестоящого органу управління архівною справою. Архів видає архівні довідки, архівні виписки і архівні копії під розписку при пред`явленні паспорта або іншого засвідчує документа, довіреним особам при пред`явленні доручення, оформленої в установленому порядку. Одержувач архівної довідки розписується на копії довідки, архівної виписки або на звороті супровідного листа до копії документа, вказуючи дату їх отримання. Завірена апостилем архівна довідка, архівна виписка або архівна копія, призначена для спрямування за кордон, видається при пред`явленні квитанції про сплату державного мита. Архівна копія - офіційний документ архіву, дослівно відтворює машинописним, фотографічним, електрографічним або іншим способом, в тому числі переданий по інших інформаційних каналів, текст документа, із зазначенням його пошукових даних.
При виготовленні ксеро- і фотокопій архівних документів бланк архіву не використовується. На звороті кожного аркуша копії документів проставляються пошукові дані документа. Всі листи копії документа повинні бути скріплені і на місці скріплення завірені печаткою архіву і підписом виконавця. Копії документів, призначені для направлення за кордон, завіряються печаткою із зображенням державного герба Російської Федерації і підписом керівництва архіву.
Не проводиться копіювання документів, що знаходяться в поганому фізичному стані, а також у випадках, коли при копіюванні може бути завдано шкоди їхньому фізичного збереження. Питання про копіювання унікальних документів, а також документів і справ, що вимагають розшивки або реставрації, вирішується керівництвом архіву в кожному конкретному випадку. Копіювання документів обмеженого доступу проводиться в порядку, передбаченому відповідними законодавчими актами та нормативними документами. При копіюванні документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації, а також документів особових фондів враховуються обмеження, встановлені
фондоутворювачами або їх правонаступниками (спадкоємцями) при передачі документів до архіву на постійне або депозитарне зберігання. Копіювання документів, що становлять об`єкти авторського права, здійснюється з урахуванням норм Закону Російської Федерації "Про авторське право і суміжні права". Обсяги копіювання документів, неопублікованих описів, каталогів, інших архівних довідників, а також баз і банків даних по замовленнях користувачів встановлюються керівництвом архіву в кожному конкретному випадку. На копіях, виготовлених на замовлення користувачів, архівом вказуються пошукові дані документів. Копії документів видаються замовникам або їх довіреним особам, і можуть бути вислані за вказаними адресами. Вивіз копій документів на різних носіях за межі Російської Федерації здійснюється в порядку, встановленому Міністерством культури Російської Федерації
архівна виписка - офіційний документ архіву, дослівно відтворює частину тексту документа, що відноситься до певного факту, події, особі, із зазначенням пошукових даних документа. В архівній виписці назва документа, його номер і дата відтворюються повністю. Витягами з тексту документів повинні бути вичерпані всі наявні дані за запитом, причому зв`язність змісту і точний зміст кожного вилучення не повинні порушуватися. Початок і кінець кожного витягу, а також пропуски в тексті документа окремих слів позначаються трьома крапками. В примітках до тексту архівної виписки робляться відповідні застереження про частинах тексту оригіналу документа, нерозбірливо написаних, виправлених автором, що не піддаються прочитанню внаслідок пошкодження документа і т.д. Окремі слова і вирази оригіналу, що викликають сумніви в їх точності, можуть обумовлюватися словами: Так в тексті оригіналу, Так в документі. При необхідності вказуються зовнішні особливості оригіналу: писальний матеріал, формат паперу, наявність мініатюр, печаток, водяних знаків і ін. Після тексту архівної виписки вказуються пошукові дані. Ідентичність виданих за запитами архівних виписок і машинописних копій документів засвідчується підписом виконавця та печаткою архіву.
Інформаційний лист - лист, що містить інформацію про наявні в архіві документах з визначеної проблеми, теми.
Тематичний перелік документів - систематизований короткий або анотований перелік заголовків документів, одиниць зберігання, одиниць обліку з певної теми (питання) із зазначенням їх дат і пошукових даних.
При оформленні виписки назву оригінального документа, його номер і дата відтворюються повністю (див. Приклад 6). Зміст архівної виписки документа має відповідати запиту. Можливості підключення змісту і точний зміст кожного вилучення з тексту документів не повинні порушуватися. На початку і в кінці кожного вилучення з документа, а також в місцях пропуску окремих слів ставиться три крапки. В одній архівної виписки можна давати вилучення тільки з одного документа.
Увага! Окремі слова і вирази справжнього документа, що викликають сумніви в їх достовірності, повинні обумовлюватися словами: «так в документі».
Архівні копії і виписки засвідчуються підписом завідувача архівом і гербовою печаткою організації.
Зразок архівної виписки
Після тексту архівної виписки вказуються архівний шифр і номери аркушів одиниці зберігання архівного документа, що став підставою для оформлення даної виписки (див. Приклад 6).
Відео: Медична довідка Форми 046-1 подробиці
Архівна копія повністю повторює запитуваний документ. На звороті проставляються архівні шифри і номери аркушів одиниць зберігання архівного документа.
Всі листи архівної копії або виписки повинні бути скріплені, пронумеровані і на місцях скріплень завірені керівником архіву.
Підготовлені архівом інформаційні документи, архівні копії і виписки надсилаються заявнику звичайним листом.
Якщо ви передали документи на зберігання третьої сторони
Припустимо, ваша фірма передала свої документи на відповідальне зберігання сторонньої організації, яка професійно надає подібні послуги. Такі послуги надають не тільки комерційні архіви, а й державні / муніципальні. Власником документів продовжує бути компанія, на території якої документи вже не перебувають. Хто в такому разі має право видавати архівні довідки: охоронець або власник?
Згідно зі статтею 892 Цивільного кодексу РФ від 26.01.1996 No14-ФЗ зберігач не має права без згоди поклажодавця користуватися переданою на зберігання річчю, а так само надавати можливість користування нею третім особам, за винятком випадків, коли користування зберігається річчю необхідно для забезпечення її збереження і не суперечить договором зберігання. Отже, якщо ви хочете передати зберігачу повноваження щодо видачі довідок з соціально-правових запитів і заощадити свій час, то обговоріть це умова в договорі з аутсорсингу. В іншому випадку компанія-власник буде розбиратися з документами сама: при необхідності доведеться запросити в офіс вивезені раніше документи, розбиратися з ними і складати архівну довідку, оскільки питання конфіденційності інформації все ж преорітетнее.
